Guide pratique
Ce guide présente les situations dans lesquelles un outil métier dédié peut remplacer des fichiers, des emails et des relances manuelles.
Les mêmes informations sont recopiées, le suivi dépend d’une personne ou l’état d’un dossier doit être retrouvé dans plusieurs boîtes mail et fichiers.
Ces signaux justifient d’examiner le processus avant de choisir un logiciel ou de commander un développement.
Calculateur de friction
L’objectif n’est pas de calculer le coût d’un futur outil. L’objectif est de rendre visible le coût des frictions déjà présentes.
Combien de demandes, dossiers ou tâches similaires traitez-vous chaque semaine ?
35
Combien de minutes sont perdues en moyenne par dossier (recherche, recopies, relances, statuts) ?
8 min
Combien de personnes participent au suivi ?
2
Calcul
Demandes / semaine
35
Temps perdu
8 min × 2
Total hebdo
9,3 h
Temps perdu / mois
37,3 h
Temps perdu / an
485,3 h
Message final
Avant d’investir dans un nouvel outil, il est parfois utile de mesurer le coût réel des frictions existantes.
Certaines organisations découvrent que le problème n’est pas le manque de ressources mais la manière dont elles circulent.
Temps perdu hebdomadaire = demandes par semaine × minutes perdues × personnes impliquées.
Chaque exemple répond à une responsabilité délimitée plutôt qu’à la reproduction d’un logiciel complet.
Un formulaire recueille les informations nécessaires, puis les range dans un dossier accessible à l’équipe.
Chaque demande possède un statut, une priorité, un historique et les documents associés.
Une vue rassemble les retards et actions en attente. Des rappels partent aux étapes définies.
Le cadrage distingue les fonctions nécessaires au premier usage de celles qui peuvent attendre.
Pages liées
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Exemple pédagogique d’application métier pour PME.
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transformer son site en outil de productivité
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Faire le point →Aller plus loin
Présentez le processus, les informations à suivre et les manipulations actuelles pour définir un premier périmètre.